Vous devez le savoir, en France, les lois sur les entreprises sont très strictes et il existe, pour plusieurs raisons, des centaines de démarches spécifiques à réaliser. Aujourd’hui, nous avions envie de vous parler du Kbis, car il s’agit d’un numéro très important pour les entreprises qui va leur permettre de réaliser un très grand nombre d’aspects spécifiques et de démarches. Dans cet article, c’est bien simple, nous allons vous donner tout notre savoir sur cet extrait de Kbis, que cela soit sa définition, son fonctionnement et ses très nombreuses utilités. Suivez le guide !
Qu’est-ce que le Kbis ?
D’abord, dans un premier temps, il va être important de parler de ce qu’est l’extrait de Kbis. Pour faire simple dans un premier temps, avant de rentrer dans les détails, un extrait de Kbis est un document officiel qui va permettre d’attester complètement de l’existence juridique d’une entité, en l’occurrence, une entreprise. En clair, si l’on devait schématiser, le Kbis est la pièce d’identité d’une entreprise. D’ailleurs, il est important de ne pas la confondre avec le numéro de SIRET, qui, lui, n’est qu’une identification sommaire qui ne pourra jamais remplacer le Kbis. Avant de vous expliquer comment récupérer un extrait kbis, nous allons tout d’abord vous parler de ce qu’y figurer sur cet extrait.
Donc, sur cet extrait figure plusieurs informations importantes pour votre entreprise :
- Votre raison sociale, c’est-à-dire la dénomination de votre entreprise ;
- L’activité que votre entreprise effectue et son domaine ;
- La forme juridique de votre entreprise (cela peut être SARL, SAS, EURL, etc.) ;
- La date de la création de celle-ci, de manière juridique. Celle-ci doit être la même partout afin d’éviter les erreurs et les problèmes ;
- Votre numéro d’identification ainsi que le code NAF qu’elle a obtenu le jour de la création ;
- L’adresse de l’entreprise, dans le cas où il s’agit d’une entreprise avec plusieurs filiales, il s’agira de l’adresse du siège social,
- Le nom et prénom et de tous les administrateurs. De nombreuses autres informations seront demandées : l’adresse, la date de naissance, la commune de naissance ou encore la nationalité et le téléphone ;
- Le montant précis du capital social de l’entreprise ;
- Les documents autour des autorisations obligatoires pour les entreprises spécifiques ;
- Les procédures collectives déjà effectuées dans l’entreprise.
Voici donc toutes les informations que comporte votre Kbis. Vous l’aurez compris, cela permet ainsi de présenter une entreprise en quelques clics à peine, sans le moindre problème. Pour rappel, il convient de dire que cet extrait Kbis est spécial pour les entreprises. Pour les autoentrepreneurs et les personnes détenant une microentreprise, il s’agit du SIRET et du SIREN qui sont utilisés pour identifier et pour prouver l’existence du domaine juridique.
À quoi sert l’extrait de Kbis ? Dans quelle situation est-il demandé ?
Maintenant que nous avons vu avec précision ce qu’était l’extrait de Kbis, il va être important de parler à présent des utilisations auxquelles il est dédié. D’abord, au niveau de son utilisation, il s’agit de votre carte d’identité, alors elle pourra vous servir à chaque fois que vous aurez à prouver l’existence de votre entreprise à une instance gouvernementale ou autre. Pour répondre à la question de son utilité, l’extrait de Kbis est surtout utile pour prouver que l’entreprise existe bel et bien dans le RCS, c’est-à-dire le registre des commerces et des sociétés, autrefois appelé la chambre des commerces.
Ensuite, dans quelles situations est-il possible de demander un extrait de Kbis ? Concrètement, il y a plusieurs situations pour lesquelles l’extrait de Kbis sera nécessaire. Premièrement, si vous devez ouvrir un compte avec votre entreprise, l’extrait de Kbis sera primordial afin de prouver votre existence sur le marché. Sans cet extrait, vous ne pourrez pas commencer votre dossier et vous ne pourrez donc pas profiter de l’ouverture d’un compte. Mais ce n’est pas tout : il peut aussi vous être demandé de déclarer si vous réalisez un accord entre deux entreprises, pour du business To business par exemple. Pour acter un achat de marchandises, de surcroît, cet extrait peut aussi vous être demandé. Pour conclure, dans le cadre d’un appel d’offres public, l’extrait de Kbis est aussi parfaitement nécessaire et il sera important d’en posséder un. Mais alors, vous vous posez peut-être une question simple : pourquoi ne pas garder un Kbis toujours sur soi ?
Mon extrait de Kbis est-il valide toute l’année ?
Voici une question qui revient souvent, elle aussi. Concrètement, une fois que vous avez fait la demande pour recevoir votre extrait de Kbis, vous allez devoir compter les jours puisque celui-ci, lorsqu’il est édité, n’est valide que pendant trois mois à compter du jour de la délivrance. Donc, faites attention ! Si votre Kbis n’est pas valide, vos démarches ne pourront certainement pas aboutir, ce qui pourrait vous poser un bon nombre de problèmes par la suite. C’est aussi pour cette raison qu’il convient d’avoir des solutions précises pour récupérer un Kbis rapidement.
Comment récupérer un extrait Kbis ?
À présent, il va être important de parler des différentes démarches à réaliser pour faire la demande afin de recevoir, dans les prochains jours, votre extrait de Kbis. Déjà, avant cela, il convient de préciser que l’extrait de Kbis n’est pas seulement réservé à une entreprise. Quelle qu’elle soit, il est possible de faire une demande de Kbis pour une entreprise lambda, même en étant un concurrent, un partenaire, voire un fournisseur. Tout le monde peut demander à consulter cet extrait et peut en faire la demande, ce n’est pas une démarche qui est strictement réservée à l’entreprise. Rassurez-vous tout de même, l’extrait de Kbis ne comporte pas plus d’informations que celles que nous vous avons déjà un peu plus haut. En effet, cet extrait ne contient pas d’informations autour de l’état de santé de l’entreprise. Pour faire simple, même un de vos concurrents ne pourra pas voir vos finances ou l’état de santé général de votre entreprise. Seules les informations d’identité lui seront données. Parenthèse faite, nous pouvons poursuivre.
Donc, pour pouvoir récupérer un extrait du Kbis, il existe plusieurs solutions précises :
- Déjà, vous allez pouvoir en faire la demande au tribunal de commerce dont dépend la société. Pour cela, vous devrez alors prendre rendez-vous et être reçu par un conseiller. Cette méthode permet de profiter de son Kbis de manière instantanée, sans le moindre problème.
- L’autre technique consiste à demander votre extrait par le biais du web. En effet, vous ne le savez peut-être pas, mais il existe des sites internet qui proposent désormais de vous donner cet extrait de Kbis par le biais du web. Le problème réside dans le fait que vous allez devoir attendre que celui-ci soit posté et qu’il vous parvienne. Cela peut prendre plusieurs jours selon votre position. Sachez, par ailleurs, que vous pouvez aussi le demander par voie électronique. Quelques sociétés le permettent et nous vous conseillons fortement de vous renseigner si vous avez besoin de votre extrait le plus rapidement possible.
Cependant, vous devez aussi le savoir, cette démarche peut coûter quelques euros tout de même. En effet, pour demander un extrait de Kbis, les prix vont varier selon votre mode d’envoi. Dans le cas où vous avez décidé de vous déplacer jusqu’au tribunal de commerce, cela peut vous coûter 2,96 euros. Par courrier électronique, cela est plus coûteux et il faudra compter 3,70 euros. Pour finir, par voie postale, ce qui est le plus courant, il s’agit d’un prix de 3,96 euros.
Nous tenons à le dire ici, l’extrait de Kbis n’est jamais gratuit. Par conséquent, si certains sites sur le web vous proposent de vous donner un extrait Kbis gratuit, cela veut dire qu’il peut s’agir d’une escroquerie. En plus de cela, les documents donnés par ces entreprises sont en général faux et ne sont pas certifiés. Cette certification est nécessaire et c’est grâce à celle-ci que votre document sera jugé comme authentique et utilisable dans les procédures décrites plus haut.
Des obligations précises
Pour conclure cet article, il était important de parler des obligations précises autour du Kbis. Déjà, nous devons le rappeler, lorsque vous allez demander votre Kbis, le greffier vous demandera un bon nombre d’informations précises afin de les confirmer. Il faut absolument que toutes les données présentes dans ce document soient vérifiées et vérifiables, quoi qu’il advienne. Votre obligation est la suivante : vous devez mettre à jour vos informations lorsque quelque chose survient dans votre entreprise, que cela soit l’ajout ou la suppression d’un administrateur ou encore la mise en place d’une nouvelle adresse pour le siège social. Si une des informations n’est pas vérifiable, ce document ne pourra pas vous être remis tout de suite et vous devrez d’abord modifier le document.
Dernière chose importante à savoir, il est crucial de donner les bonnes informations puisque celles-ci seront certifiées à tous les instants. De surcroît, durant un contrôle fiscal, le Kbis est aussi très important et est d’ailleurs utilisé par les contrôleurs pour attester de certains aspects. Vous l’aurez compris, les données inscrites devront donc être justes et précises. Nous tenons à la rappeler. Si une des informations n’est pas bonne, des sanctions pourront être prises.
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